• Gerade während der Corona-Pandemie haben Meetings in der Arbeitswelt einen Boom erlebt. Doch viele Treffen sind ineffizient und für viele Beteiligte irrelevant.
  • Auf der anderen Seite sind solche Besprechungen auch gut für das Unternehmensklima – sie fördern die Einbindung von Mitarbeitern.
  • Für ein gelungenes Meeting ist vor allem die Vorbereitung entscheidend.

Morgens 8 Uhr in Leipzig: Wer um diese Zeit durch die Innenstadt eilt, geht nicht zum Shoppen – sondern ins Büro. Auf viele Angestellte wartet dann schon das erste Meeting, wie einige der Passanten berichten: "Also ich habe einige Arbeitskollegen, die haben im Kalender eigentlich kaum noch Platz, die täglichen Aufgaben zu erledigen, weil alles mit Meetings vollgestopft ist."

Einige Meetings seien ineffizient: "Dann ist auch schon ein bisschen frustrierend, wenn man dann am Ende viel geredet hat, aber nichts zuwege gebracht hat." Andere beklagen sich, dass der Zweck der Meetings immer öfter nur Abklopfen sei und vieles auf direktem Weg viel schneller und effizienter geklärt werden könne.

Meetings als Erbe der Corona-Pandemie

Es gibt sehr unterschiedliche Zahlen, wie viele Meetings die Deutschen haben. Im Mittel kommen Studien auf ein Meeting pro Tag für jeden Angestellten. Und es sind über die Jahre mehr geworden. Das hat viel mit der Corona-Pandemie zu tun. Weil man sich damals nicht treffen konnte, erlebten Videokonferenzen einen Aufschwung.

Die damals gelernten Gewohnheiten hätten viele beibehalten, sagt die Soziologin Marie Kristin Döbler. "Vieles, was wir früher tatsächlich auf dem Gang oder bei einer Tasse Kaffee mal geschwind zwischendurch geklärt haben, wird offiziell anberaumt in einem Meeting." Dabei würden noch andere Leute hinzugezogen, die aber gar nicht in einzelne Entscheidungen oder Absprachen involviert werden müssten. "Dadurch sind wir tatsächlich ganz oft in Meetings, die für uns selbst irrelevant sind, die für uns überflüssig wirken, so dass wir eine Erschöpfung erleben, weil wir keinen Sinn dahinter erkennen."

In einer Befragung sagten Angestellte: Mehr als ein Drittel aller Meetings sei unnötig. Trotzdem finden sie statt. Denn das nächste virtuelle Treffen ist nur einen Mausklick entfernt. Dazu kommen persönliche Meetings im Konferenzraum. Und hybride Treffen. Heißt: Einige sitzen zusammen, andere werden zugeschaltet. Das ist nach Meinung von Arbeitspsychologen übrigens das ineffizienteste Modell.

Besprechungen fördern Einbindung aller Mitarbeiter

Trotzdem sind Meetings nicht per se schlecht, betont Fabio Krüger von der Universität Hamburg. "Viele Organisationen setzen mittlerweile auf flache Hierarchien, was grundsätzlich aus wissenschaftlicher Perspektive auch gerade für Mitarbeitende sehr förderlich ist. Aber um in so flachen Hierarchien auch die Mitbestimmung von Mitarbeitenden zu ermöglichen, braucht es Austauschformate." Diese Austauschformate seien klassischerweise Meetings.

Vorbereitung für gute Meetings entscheidend

Es komme, sagen die Forscher, immer darauf an, wie man ein Meeting macht. Ist es gut vorbereitet? Nehmen die richtigen Personen teil? Wer moderiert? Um solche simplen Fragen ist eine ganze Wissenschaft entstanden – und ein Markt. Die Arbeitspsychologin Simone Kauffeld berät zum Beispiel Unternehmen für bessere Meetings: "Was wir in Unternehmen machen, ist auch, ganze Meeting-Architekturen aufzubauen. Das heißt: Wie muss der ganze Informations- und Kommunikationsfluss sein? Für welche Themen brauche ich welche Formate und welche Arten von Meetings?"

Dabei ist das Thema nicht neu. Was heute ein Meeting ist, nannte sich früher Sitzung. Es gibt ein Buch mit dem Titel "Wege zum Erfolg". Dort steht sinngemäß: Nehmen Sie sich für eine Sitzung Arbeit mit, damit Sie sich dort nicht langweilen. Denn Sitzungen dauern immer zu lange. Geschrieben hat es der DDR-Techniker Werner Gilde, 1985.

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