• Mindestens acht Hochschulen haben durch Software-Chaos keinen Überblick über gezahlte Semesterbeiträge.
  • Verbleib von Semesterbeiträgen in Millionenhöhe unklar, Mitarbeitende erhalten teilweise keine Gehaltszahlungen.
  • Das Landesamt für Finanzen erklärt, die Probleme seien gelöst – Betroffene widersprechen.

In Sachsen hat eine Software-Umstellung ein bürokratisches Desaster angerichtet. Nach Informationen von MDR INVESTIGATIV hatten oder haben diverse Behörden und Einrichtungen im Freistaat seit Monaten massive Probleme bei der Zuordnung von Zahlungseingängen. In der Folge konnten offenbar auch diverse Zahlungsausgänge nicht wie gewohnt bearbeitet werden.

Die Auswirkungen sind MDR-Recherchen zufolge immens. So gilt in der Zentralen Bußgeldstelle des Freistaats Sachsen ein Stopp aller Mahnverfahren, da offenbar seit der Umstellung nicht mehr nachvollzogen werden kann, ob Bußgelder rechtzeitig beglichen wurden.

Mindestens acht Hochschulen betroffen

Dabei sollte mit der Umstellung auf eine neue Software im Rahmen "IT-Strategie HKR 2025" bei der Hauptkasse alles viel besser werden. Fast fünf Jahre bereitete ein eigens ins Leben gerufenes Projekt gemeinsam mit der Telekom-Tochter T-Systems den Umstieg vor. Die bisherigen Systeme seien "technisch veraltet" – nun gelte: "Willkommen Effizienz", heißt es in einem Werbe-Flyer für das Projekt.

Doch was vielen Verwaltungsmitarbeitern in Sachsen mit Beginn des Jahres 2026 blühte, war das genaue Gegenteil.

Seit der Systemumstellung hatten mindestens acht Hochschulen im Freistaat den Recherchen zufolge keinerlei Übersicht mehr darüber, ob Studierende den Semesterbeitrag überwiesen haben. Nach MDR-Informationen könnte es um bis zu 40.000 Studierende und mehrere Millionen Euro an Semesterbeiträgen gehen.

Das Problem: Nur wer den Semesterbeitrag gezahlt hat, ist für das neue Semester eingeschrieben. Mitarbeitenden an den betroffenen Hochschulen blieb zum Teil nichts anderes übrig, als Studierende anzuschreiben und darum zu bitten, einzelne Überweisungsbelege einzusenden, was dort zu immensem Personalaufwand führte.

Ausbleibende Gehaltszahlungen bei Mitarbeitenden

Unklar war in der Folge auch, ob für alle Studierenden der betroffenen Hochschulen die Beiträge an die örtlichen Verkehrsbetriebe weitergeleitet werden konnten. Studierende zahlen mehr als 200 Euro pro Semester, die durch die Hochschulen an die Verkehrsbetriebe weitergereicht werden. Diese stellen den Studierenden anschließend Deutschland- bzw. Semestertickets aus. Einige Hochschulen berichteten dem MDR, man habe diese Zahlungen nur weitergeben können, nachdem durch die Hauptkasse Abschlagszahlungen geleistet wurden.

Betroffen waren nach MDR-Informationen auch Lohn- und Gehaltszahlungen für Mitarbeitende, die nicht verbeamtet sind. Aus einer der größeren Universitäten des Freistaats heißt es, mitunter hätten nicht-wissenschaftliche Mitarbeiter und studentische Hilfskräfte im Januar Zahlungen nicht wie gewohnt erhalten, auch die Auszahlung von Stipendien habe gestockt. "Gerade diejenigen, die am wenigsten Macht haben, waren offenbar am härtesten betroffen", so ein mit den Vorgängen vertrauter Mitarbeiter.

Weiter sagte der Wissenschaftler: "Ich kenne Fälle, da musste im Januar der Vermieter angerufen werden, um zu fragen, ob man die Miete diesmal später zahlen könnte." Dass es bislang dazu keinerlei Kommunikation, weder über Gremien in der Hochschule noch durch das zuständige Ministerium oder den Freistaat Sachsen gäbe, sei "verglichen mit der Größe des Problems und der Zahl der Betroffenen vollkommen unangemessen".

Ich kenne Fälle, da musste im Januar der Vermieter angerufen werden, um zu fragen, ob man die Miete diesmal später zahlen könnte.

Ein Mitarbeiter einer sächsischen Hochschule

Landesamt hält Probleme für gelöst – Betroffene widersprechen

Auch aus anderen Hochschulen wurden gegenüber dem Freistaat schwere Vorwürfe in Bezug auf die Kommunikation erhoben. In einer Rundmail, die innerhalb einer sächsischen Hochschule versandt wurde und die MDR INVESTIGATIV vorliegt, ist von einer "schwierigen Abstimmung zwischen Hochschule und Hauptkasse" die Rede. Man vermisse "direkte Ansprechpartner", über ein Ticketsystem eingereichte Fehlermeldungen blieben "ohne Rückmeldung", sowohl die Bearbeitung als auch die Erreichbarkeit der zuständigen Mitarbeiter des Freistaats wird als "schwierig" bezeichnet.

Das Landesamt für Finanzen erklärte auf MDR-Anfrage, Fehlermeldungen seien zeitnah bearbeitet worden. Auf interne Abläufe an Hochschulen habe man keinen Einfluss, betroffene Einrichtungen habe man unmittelbar kontaktiert. Die Probleme seien inzwischen gelöst. Vom MDR befragte Hochschul-Mitarbeitende widersprachen dieser Darstellung jedoch.

Das Ausmaß des Schadens ist derzeit unklar. Betroffen sind nach MDR-Recherchen in Leipzig die Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur sowie die Hochschule für Grafik und Buchkunst; in Dresden die Hochschule für Technik und Wirtschaft sowie die Hochschule für Bildende Künste; die TU Chemnitz, die Hochschule Mittweida, die Westsächsische Hochschule Zwickau sowie die Hochschule Zittau/Görlitz.

Weitere Landesbehörden betroffen

Nach MDR-Informationen ist es auch zu erheblichen Problemen bei Auslandsüberweisungen gekommen. So sind Zahlungen 1:1 in Fremdwährungen übertragen worden – ohne Berücksichtigung des Wechselkurses: 100 Euro wären demnach zum Beispiel als 100 tschechische Kronen (etwa 4,10 Euro nach aktuellem Wechselkurs) in Tschechien angekommen. Das Landesamt für Steuern und Finanzen bestätigte entsprechende Fälle.

"Deshalb können wir manche Rechnungen nicht begleichen", erklärte eine Sprecherin der Sächsischen Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek (SLUB) auf MDR-Nachfrage. Das betreffe Lizenzkosten für Datenbanken, aber auch Gebühren für "Open-Access-Publikationen", die deshalb nicht veröffentlicht werden könnten. Die SLUB spricht von verschieden Problemen, die durch die Systemumstellung verursacht wurden.

Die Sächsische Staats- und Universitätsbibliothek in Dresden. Bildrechte: picture alliance/dpa | Sebastian Kahnert

Auch weitere Landesbehörden könnten betroffen sein. So bestätigte das Landesamt für Archäologie auf MDR-Nachfrage, dass zwischenzeitlich auch dort Probleme bestanden hätten.

Gesamtes Ausmaß momentan unklar

Unklar ist momentan auch, ob weitere Kommunen und Landesbehörden von den Problemen betroffen sind. So bestätigte der Vogtlandkreis auf MDR-Anfrage Probleme im Bereich des Schwerbehindertenrechts, insbesondere bei der Verarbeitung von Zahlungseingängen und beim Thema Fahrausweise für die ÖPNV-Nutzung für Menschen mit Behinderungen (sog. "Wertmarken mit Eigenbeteiligung".) Die Probleme bestünden bereits seit Januar 2026. Man hoffe, sie in diesem Monat "überbrücken" zu können, so eine Sprecherin.

Eine Hoffnung, die offenbar auch die Hauptkasse und das Landesamt für Finanzen haben. Man habe den Großteil der Probleme inzwischen gelöst, so eine Sprecherin – "bis auf einige Ausnahmen". Die Frage, wann mit einer vollständigen Lösung gerechnet wird, ließ die Behörde unbeantwortet.

Sind auch Sie betroffen? Oder kennen Sie weitere Fälle? Wir recherchieren weiter! Schreiben Sie uns: investigativ@mdr.de 

MDR

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